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儿童帽子厂家聊聊验厂的经验_标准验厂流程以及验厂报告

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人气:-发表时间:2017-12-02 17:21【

  目前验厂有社会责任验厂、质量验厂以及反恐验厂等几种。其中,对大多数供应商来说,社会责任审计是难度大的验厂。社会责任审计会涉及工资工时、劳动环境、歧视和环境保护等诸多内容。而且,某些审计条款的买家标准甚至高过地方法律或条例的要求。于是,很多供应商因验厂无法通过与百万订单失之交臂。还有一些供应商,好不容易通过验厂获得长期供货的资格,可是在年度复审中被发现有重大违规,被迫中止合作。验厂成为越来越多出口企业说不出的痛。 


  儿童帽子厂家验厂前供应商应和买家积极主动地沟通,清楚地知道验厂的人员组成、工作流程、审计标准等等,并做好审计前相应的准备工作。以社会责任验厂为例,通常流程如下:

 

  1.儿童帽子厂家验厂:见面会 


  双方介绍,验厂审计员(Auditor,可以是买家代表,也可以是第三方审计机构,如CSCCITS等机构)解释此次验厂目的,时间安排以及儿童帽子厂家验厂过程中需要供应商做的配合工作等。

 

  2.儿童帽子厂家验厂:现场检查 


  审计员和厂方陪同人员检查工厂。检查工厂之前,审计员会要求工厂提供工厂平面图。检验过程中,审计员会依据审计要求在现场逐条检查,如消防设施、危险品存放等。其间,审计员可能会现场拍照取证或者要求复印某些记录文件,当然,这些动作事先都应征得厂方同意。审计员在检验过程中如果有疑问,还会在现场向工人或者管理人员直接提问。 


  3.儿童帽子厂家验厂:文件审核 


  审计员通常要求工厂出示考勤记录、工资发放记录、员工花名册、员工保险证明、消防检查和演习记录等文件。审计员以这些文件反映出的信息判定工厂在工资工时、工作环境等方面与审计要求有否不符。审计员通常还会将这些文档中的信息和现场的工人回答以及现场取证的信息进行核对。比如,审计员将某仓库工人的考勤记录和仓库收发货时间进行对比,发现考勤显示某日为工厂休息日而仓库于该日又有收料记录。这种情况下,如厂方又无法给予合理解释并提供相关证据,则视为疑点或直接为不符点。 


  4.儿童帽子厂家验厂:工人访谈 


  工人面谈的对象选择可以是审计员在花名册中随机抽取,也可以是有倾向地抽取,如刻意挑选16~18岁的未成年工,又或者是被审计员在现场检查时记录下工号的那些工人。面谈的内容基本都和工资工时、工作环境、人权保护相关。为了保护工人的权益,面谈的过程对厂方严格保密,既不允许厂方管理人员在场,也不允许其在面谈室附近区域逗留。 


  5.儿童帽子厂家验厂:管理人员访谈 


  这个阶段已接近验厂尾声,审计员会jiu之前发现的疑点或者信息不充分的部分做进一步提问。访谈对象也是根据需要随点随到,可以是车间班组长、厂长,也可以是行政办公人员。 


  6.儿童帽子厂家验厂:总结会议 


  审计员将验厂过程中看到的优点和不符点加以总结。这个总结会以书面的形式当场给工厂确认并签章。如果工厂对其中某些点表示不同意,也可以将意见备注在总结报告中。正式审计报告一般在5-15个工作日后送达工厂。 

  对相同类别的验厂,如果买家不同,流程和相关审核文件也可能会大相径庭。建议工厂至少在正式验厂前一周和买家沟通流程、文件和人员准备等信息,以免影响验厂的效率和结果。如果因为某位人员不到位,或者某个文件当场无法获得,相关审核点往往会被视作信息不充分的疑点。另外,验厂的范围一般为整个厂区,工厂方面需要提前准备好各个库房以及锁闭区域的钥**/匙,以备审计员随时检查。 


  做好预审工作,避免反复整改。一般来说,工厂完成初次验厂和相关整改大概需要历时1-3个月,有些甚至要达到一年以上,但也有少数工厂用两个月jiu可以达到买家全部审核要求。固然,这些差别的产生和工厂自身的管理水平、硬件条件、人员素质都脱不了干系,但是工厂能否做好自身的预审工作却是更为重要的影响因素。 


  完整的预审工作至少要包含以下几个步骤 


  1.建立工厂预审小组。预审和自发整改不仅会涉及厂内多个部门,还可能持续相当长的一段时间。预审工作往往因为部门间的各自为政而停滞不前。这期间,一个跟进买家验厂要求,统筹协调的预审小组是必不可少的。工厂高层领导应该授权并大力支持该预审小组,以便其可以顺利调配人力物力,完成预审和整改任务。 


  2.熟悉验厂条款内容。作为预审小组的成员不仅要清楚每条的内容,还要知道评分标准,以及各条款在总评分中的权重。权重可以帮助供应商知道哪些条款是不可逾越的雷池,比如“使用童工”是各种社会责任审计中的“炸弹”,即便工厂其它各项都达标,只要触碰该“炸弹”,则“必死无疑”,大多数买家发现供应商有这种情况,基本不会给第二次机会。这里还需指出,每个买家都有各自检验方式和标准,经验再丰富的工厂在面对新客户时也须逐条确认验厂要求。举例来讲,买家A的周工时上限是72小时,而买家B的周工时上限是60小时。此时,通过A验厂的供应商只有两个选择,要么整改工时达到B的要求,要么放弃B这个客户。而这种整改很费时,绝非一两个月可以完成。所以,供应商应在正式审计前三个月jiu拿到买家的审核标准,有可能的话,应该尽早地获得并沟通这部分信息。供应商越早熟悉条款,则越早清楚自身情况和验厂要求之间的差距,也jiu越早清楚整改难度。而这种难度将直接影响到之后的预审工作的计划。 

  3.制定工作计划。为了保障预审工作的有效率进行,审计、整改、培训、沟通会议等一系列工作必须有一个计划来统筹安排。该计划不仅要约束各项工作的时间节点,指明各项工作的责任人,还要拥有一定的弹性。各时间节点间的间隔可以视实际操作进程而定,进行顺利可以相应缩短,反之则可延长,但全部整改的完成节点至少设在正式审计的前一周。 


  4.人员培训。预审小组成员理解全部验厂条款后,再将这部分内容给相关部门员工做培训,并跟踪其落实情况。员工培训的频次和内容都将依据每次预审后的结果作调整。初期阶段的培训基本上是向不同部门员工作相关条款的解释,之后的培训内容可能针对每次预审发现的问题有针对性地细化、具体化。如果供应商担心自己曲解条款要求,不妨邀请买家来做初次培训 


  5.执行预审,跟进整改。


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